Revista Standardizarea, ed. nr. 1/2020

Comitetul tehnic ASRO/CT 388 se ocupă cu elaborarea standardelor care răspund noilor provocări legate de facturarea electronică, achizițiile publice electronice și colectarea datelor de audit. În plus, vocea experților din industria națională se face auzită în forumurile de standardizare europene privind achizițiile publice și achizițiile publice electronice, unde sunt elaborate standarde pentru o mai bună gestionare a proceselor.

Facturarea electronică a devenit o realitate cu ajutorul standardelor europene. În aprilie 2019 a intrat în vigoare Directiva Europeană 55/2014 privind facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice prin intermediul căreia administrațiile publice europene vor putea procesa facturile electronice în conformitate cu standardele europene EN 16931-1+A1:2020/AC2020 – Facturare electronică. Partea 1: Model semantic de date pentru elementele esențiale ale unei facturi electronice și CEN/TS 16931-2:2018 – Facturare electronică. Partea 2: Lista sintaxelor conforme cu EN 16931-1. Odată cu implementarea acestei Directive în țările membre, facturile electronice vor fi procesate rapid și eficient, ceea ce va aduce la economii însemnate atât pentru autoritățile publice, cât și pentru companii.

Pentru a ține pasul cu digitalizarea și cu noile tehnologii ce apar de pe o zi pe alta, experții din domeniul financiar au înțeles importanța facturării în format electronic în contabilitate.

Factura electronică este documentul financiar emis, primit și procesat fără excepție în format digital, iar standardizarea în acest domeniu vine cu noi modele și specificații tehnice care să permită părților interesate din domeniu să proceseze facturile electronice într-un mod armonizat și să le obțină încrederea în a colabora pe platforme digitale special create în acest sens. Standardele pentru achiziții publice, în special pentru achizițiile publice electronice, definesc specificațiile tehnice și cerințele esențiale cuprinse în documentația de atribuire a contractelor de achiziție publică și asigură principiile generale enunțate de cadrul normativ, european și național – nediscriminarea, transparența și optimizarea costurilor de achiziție. Nu în ultimul rând, în domeniul serviciilor pentru date de audit, standardele acoperă specificațiile care privesc conținutul, tehnicile de colectare, prelucrare, gestionare și analiză pentru identificarea, comunicarea, primirea, pregătirea și utilizarea datelor de audit. Acestea vin în sprijinul auditorilor cu noi cunoștințe și structuri necesare pentru a-și putea eficientiza procedurile în domeniu.

ASRO/CT 388 – Facturare electronică, achiziție publică electronică și colectare a datelor de audit este comitetul tehnic al ASRO care se ocupă cu standardizarea în domeniul facturării electronice în sprijinul schimbului de informații prin mijloace electronice în activitățile comerciale de bunuri și servicii, standardizarea colectării datelor de audit pentru interschimbul acestora între diferite instituții de audit și standardizarea achizițiilor publice electronice pentru o mai bună gestiune a proceselor. Obiectivul comitetului este de a elabora și adopta standarde care să răspundă eficient provocărilor cu care se confruntă organizațiile în aceste domenii și să sprijine viitoarele platforme care se vor dezvolta pentru managementul facturării electronice.

Înființat în anul 2014, ASRO/CT 388 include membri din mediul public și privat, entități ale tuturor părților interesate în aceste domenii, de la asociații sectoriale și companii, inclusiv IMM-uri, la administrația publică. Până în prezent, ASRO/CT 388 a publicat șapte standarde, adoptări ale standardelor europene care abordează facturarea electronică.

Primele standarde adoptate de CT 388 la nivel național sunt SR EN 16931-1+A1:2020/AC 2020 și SR CEN/TS 16931-2:2018 care stabilesc un model semantic de date pentru elementele esențiale ale unei facturi electronice și care furnizează lista sintaxelor care sunt conforme cu modelul facturii de bază, așa cum este specificat în SR EN 16931-1:2017. Utilizatorilor li se permite să realizeze aplicații derivate pe baza acestor două publicații. În plus, aceste standarde sunt puse la dispoziția publicului interesat în mod gratuit de către Comisia Europeană și CEN-CENELEC de la sfârșitul anului 2018, cu precizarea faptului că aceștia trebuie să includă o declarație pentru utilizatori vizibilă, în care se precizează că aplicațiile sunt implementări ale publicaților europene și că reproducerea este permisă de CEN și de ASRO ca proprietari ai drepturilor de autor asupra standardelor.

În anul 2018, a fost adoptat SR CEN/TS 16931-3-1:2018, Facturarea electronică. Partea 3-1: Metodologie aplicabilă corespondențelor sintactice ale elementelor esențiale ale unei facturi electronice care prezintă metodologia corelării între modelul semantic al unei facturi electronice, inclus în SR EN 16931-1+A1:2020/Ac:2020 și o sintaxă, iar la sfârșitul anului 2019 au fost adoptate:

• SR CEN/TR 16931-3-4:2019* –  Facturarea electronică. Partea 3-4: Corespondență sintactică pentru UN/EDIFACT INVOICE D16B care specifică maparea dintre modelul semantic al unei facturi electronice, incluse în SR EN 16931-1 și sintaxa ISO/IEC 9735 (*în prezent, anulat);
• SR CEN/TR 16931-4:2019 – Facturarea electronică. Partea 4: Lini directoare privind interoperabilitatea facturilor electronice la nivelul transmisiei care recomandă un set de linii directoare pentru asigurarea interoperabilității la nivelul transmisiei care să fie utilizat împreună cu standardul SR EN 16931-1;
• SR CEN/TR 16931-5:2019 – Facturarea electronică. Partea 5. Linii directoare privind utilizarea extensiilor de sector sau de țară împreună cu SR EN 16931-1, cu o metodologie de aplicare în mediul real care descrie modul în care partenerii comerciali pot extinde modelul facturii de bază, regulile operaționale corespunzătoare și listele de coduri, în scopul susținerii cazurilor de afaceri care sunt specifice mediului lor comercial, menținând în același timp interoperabilitatea semantică cu modelul facturii de bază;
• SR CEN/TR 16931-6:2019 – Facturarea electronică. Partea 6: Rezultatul testării EN 16931-1 cu privire la aplicarea sa practică pentru un utilizator final care descrie metodologia utilizată pentru testarea la nivel semantic și la nivel sintactic a EN 16931-1 cu privire la aplicarea sa practică pentru un utilizator final și rezultatele testării.

Printre avantajele facturării electronice se regăsesc:

• reducerea documentelor tip hârtie cu efecte ecologice evidente;
• reducția volumului de depozitare și a complexității prelucrării manuale a documentelor tip hârtie;
• diminuarea costurilor de tipărire și a timpului de transmitere și de plată;
• limitarea costurilor de procesare a documentelor datorită automatizării procesului de facturare;
• procesarea mai rapidă și mai ieftină;
• eliminarea erorilor datorită prelucrării automate;
• micșorarea costurilor de arhivare;
• scăderea costurilor de instruire a personalului și de dezvoltare a sistemelor;
• asigurarea conformității legale deoarece formatul facturii respectă la zi acest aspect;
• respectarea confidențialității datelor personale conform Regulamentului GDPR;
• interoperabilitatea națională și transfrontalieră (UE) a facturilor electronice.