Autor: Andreea Tărpescu, redactor ASRO

Integrarea și punerea în aplicare a unui sistem de management va juca un rol esențial în modul în care organizația va acționa pentru a construi o performanță sustenabilă în prezent și viitor, făcând-o mai accesibilă.

În ultimele decenii, globalizarea și adoptarea accelerată a noilor tehnologii au condus către schimbări semnificative pentru companii și organizații. Prin implementarea unui sistem de management și prin certificarea acestuia, o organizație se poate asigura că operează într-un cadru prestabilit pentru a-și atinge obiectivele. Standardele pentru sistemele de management sunt un instrument esențial pentru a sprijini acest proces și pentru a le îmbunătăți performanța.

Organizațiile din întreaga lume utilizează sistemele de management de câteva decenii pentru a își gestiona activitățile. Implementarea acestora în cadrul unei organizații reprezintă un proces de îmbunătățire continuă care respectă ciclul lui Deming¹ sau Ciclul PDCA (Plan-Do-Check-Act/Planifică-Efectuează-Verifică-Acționează) și care demonstrează că sistemul de management al acesteia are capacitatea de a se perfecționa în permanență, adaptându-se la schimbările survenite.

Mai mult, cu ajutorul orientărilor unui sistem de management, o companie își poate îndeplini obiectivele organizaționale, printre cele mai frecvent întâlnite regăsindu-se: realizarea serviciilor și produselor de înaltă calitate, reducerea la minimum a impactului asupra mediului, asigurarea protecției datelor cu caracter personal, protecția sănătății, a bunăstării angajaților și a bunurilor, utilizarea eficientă a energiei, reducerea la minimum a riscurilor și creșterea competitivității. Pentru îndeplinirea acestor obiective există standarde elaborate de comunitatea internațională de standardizare alături de experți în managementul global, strategii de conducere, procese și practici eficiente și alte părți interesate. Aceste standarde sunt unanim acceptate și utilizează o terminologie și structuri comune pentru a fi compatibile și ușor de implementat.

Standardele pentru sistemele de management sunt menite să sprijine organizațiile, fie ele publice sau private, de mici sau de mari dimensiuni, în procesul de gestionare a activităților într-un mod cât mai eficient.

În cadrul domeniului sistemelor de management se disting două tipuri de standarde: cele de tip A, care fac referire la cerințele prin intermediul cărora organizațiile pot obține conformitatea și cele de tip B, care prezintă recomandări sau informații suplimentare, de tip suport. Spre exemplu, un standard ca SR ISO 50004:2020 – Sisteme de management al energiei. Ghid pentru implementarea, întreținerea și îmbunătățirea unui sistem de management al energiei conform ISO 50001 (standard de tip B) oferă îndrumări privind implementarea lui SR EN ISO 50001:2019 – Sisteme de management al energiei. Cerințe și ghid de utilizare (standard de tip A).

La nivel internațional există în acest moment o serie amplă de standarde și proiecte de standarde pentru sisteme de management (108 la număr), care poate fi împărțită în patru categorii de documente ce sprijină managementul organizațional.

O primă categorie este cea a standardelor pentru sisteme de management, care stabilesc cerințe sau orientări pentru a ajuta organizațiile să își gestioneze procesele în vederea îndeplinirii obiectivelor organizației. Din aceasta fac parte standarde precum: SR EN ISO 9001:2015 privind sistemele de management al calității, SR EN ISO/IEC 27001:2018, care furnizează cerințe pentru stabilirea, implementarea, întreținerea și îmbunătățirea continuă a unui sistem de management al securității informației și SR EN ISO 14001:2015, care specifică cerințele pentru un sistem de management de mediu pe care poate să îl utilizeze o organizație pentru a-și crește performanța de mediu.

Următoarea categorie este reprezentată de standardele conexe sistemelor de management specifice unui anumit sector, care oferă cerințe sau orientări suplimentare pentru aplicarea unui standard pentru sisteme de management într-un sector specific. Un exemplu în acest sens ar fi standardul SR EN ISO 13485:2016 – Dispozitive medicale. Sisteme de management al calității. Cerințe pentru scopuri de reglementare ce prezintă cerințele pentru un sistem de management al calității în cazul în care o organizație trebuie să demonstreze capacitatea sa de a furniza dispozitive medicale și servicii conexe care să îndeplinească în mod consecvent cerinţele de reglementare aplicabile și pe cele ale clienților.

O a treia categorie cuprinde standardele legate de sistemul de management și orientările privind punerea lor în aplicare, care sunt destinate să ofere direcții și/sau cerințe suplimentare privind: aspectele specifice ale sistemului de management al unei organizații, standardele sistemului de management ISO sau tehnici conexe de sprijin. Exemple sunt SR ISO/TS 22003:2016 – Sisteme de management al siguranței alimentelor. Cerințe pentru organismele care efectuează audit și certificare a sistemelor de management al siguranței alimentelor care definește regulile aplicabile pentru auditul și certificarea unui sistem de management al siguranței alimentelor conform cu cerințele din ISO 22000, dar și standardul SR EN ISO 19011:2018 – Linii directoare pentru auditarea sistemelor de management care furnizează îndrumări pentru auditarea sistemelor de management, inclusiv principiile de auditare, coordonarea unui program de audit și efectuarea auditurilor sistemelor de management, precum și îndrumări pentru evaluarea competenței persoanelor implicate în procesul de audit.

Ultima categorie este reprezentată de standardele de management care au rolul de a sprijini punerea în aplicare a aspectelor specifice ale unui sistem de management al unei organizații, din care fac parte SR EN ISO 26000:2021 – Linii directoare privind responsabilitatea socială sau SR ISO 31000:2018 – Managementul riscului. Linii directoare.

Implementarea acestor standarde vine cu următoarele beneficii: ajută organizațiile să își îndeplinească obiectivele, să își îmbunătățească performanțele organizaționale, să reducă costurile și să își utilizeze resursele într-un mod mai eficient, să își gestioneze riscurile și oportunitățile, să protejeze mediul, dar și angajații, să crească capacitatea de protecție a datelor și de furnizare a unor servicii și produse de o calitate superioară.

Contextul în care funcționează astăzi o companie este caracterizat de factori precum: globalizarea piețelor (fapt care duce către o competiție din ce în ce mai acerbă pe piață), evoluțiile recente (bazate în mare parte pe date și tehnologii noi), îndeplinirea aspectelor de sustenabilitate a mediului (pentru reducerea amprentei de carbon și diminuarea schimbărilor climatice) și, nu în ultimul rând, îndeplinirea cerințelor clienților (care devin tot mai complexe).

Prin urmare, este fundamentală implementarea unor sisteme de management care să fie în concordanță cu realitățile prezente. Acestea trebuie să evolueze odată cu societatea pentru a răspunde nevoilor actuale, dar și celor din viitorul apropiat, fapt ce nu poate avea loc decât prin implicarea tuturor părților interesate în revizuirea standardelor sau elaborarea unora noi care să devină parte integrantă a culturilor organizaționale, sprijinind valorile și obiectivele acestora. Spre exemplu, în anul 2020 Organizația Internațional de Standardizare (ISO) a organizat o consultare publică la nivel internațional pentru cel mai important și aplicat standard din întreaga lume, SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calității. Cerințe. Aceasta a fost organizată pentru a se afla dacă standardul necesită noi modificări și implicit, o nouă ediție. În urma sondajului care s-a desfășurat în perioada iulie-decembrie 2020², s-a observat că 88% dintre respondenți utilizează un sistem de management bazat pe ISO 9001, iar 41% din totalul de participanți la sondaj au susținut că acesta este încă relevant și poate fi în continuare implementat sub forma actuală. În urma acestuia, standardul nu a suferit modificări recente, rămânând însă ca un grup operativ special din cadrul ISO să continue să evalueze și să monitorizeze posibilele modificări ale piețelor care ar putea avea impact asupra standardului și, implicit, asupra revizuirii acestuia.

Așadar, implementarea unui standard pentru un sistem de management este recunoscută ca fiind cea mai eficientă modalitate pentru o organizație de a-și gestiona mai bine activitățile și riscurile, dar și de a-și îmbunătăți performanța în cadrul acesteia. Nu în ultimul rând, pentru a fi un motor al schimbării, standardele pentru sistemele de management trebuie să aibă potențialul de a sprijini organizația în contextul schimbărilor constante și rapide care au loc în societate.

1 W. Edwards Deming (1900-1993) a fost parte a progresului mișcării pentru calitate, fiind cel care a pus bazele managementului calității totale (TQM).
Prin intermediul ciclului PDCA, Deming evidențiază faptul că îmbunătățirea calității este un proces fără sfârșit, deoarece odată ce a fost realizată o îmbunătățire, trebuie să fie început un nou ciclu, pornind de la planificarea unei îmbunătățiri viitoare.

2 https://committee.iso.org/files/live/sites/tc176sc2/files/Images/infographic_iso9001survey_2020_english.png.

Revista Standardizarea, ed. nr. 10/2021.